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2013年自考“秘书工作”复习要点(第八章)

山西自考网 发布时间:2013年09月04日
第八章 秘书部门与会务工作   1、理解会议的构成要素   答:从形式上看,会议有会议名称、会议时间、会议地点、会议主持者、与会人员、会议主题、会议的方式方法、会议的结果等八个要素构成;从会议的内容看,会议由会议的引导思想、会议的任务、会议的目的、会议作用、实现会议目的的手段等五个要素构成;从人员上看,会议都有出席人员、主持人员,较大的会议还有秘书人员和服务人员等。   2、会议有哪些主要类型   答:总体而言,会议有临时性的和经常性的两类。但从不同角度,不同标准会议又分为不同类型,从规模划分,有特大型会议、大型会议、中型会议、小型和微型会议;按性质和内容分有法定会议、决策会议、专门性会议、学术性会议、动员性会议、纪念性会议、外事性会议、协商性会议、布置或总结工作会议、国际会议等;按方式划分有代表大会、协商会议、联席会议、座谈会、现场会、观摩会等多种,其中有集中进行的会议,有分散进行的会议或集中、分散相结合的会议;按社会领域划分有政治领域、经济领域、学问领域和其他社会领域各级各部门的种类会议。   3、理解会议的积极作用和消极作用   答:会议的积极作用对于发扬民主,交流思想,通达情况,协调意见,行动,促进团结,进行决策,贯彻政策,加快工作节奏,加速问题的解决,实现集中统一领导,具有重要作用;会议的消极作用表现在那些过多过滥、质量低劣的会议,极易造成信息重复,加大人力,物力和财力的浪费,并不断助力官僚主义、形式主义和吃喝馈赠等不良风气。   会务工作的原则与任务:其原则是:要充分细致地准备;要严密地组织,要周到地服务,要确保会议安全,要加强保密工作,要注意端正会风;其任务是:会前要认真负责地做好准备工作,会中要严密正确的组织好各项活动,热情周到地搞好服务;会后要妥善地处理一切有关事宜;若分解开来,大体包括,会议筹备,会议接待,会议的组织联络,会场布置与管理,组织会议选举,实施会议保密等内容。   4、简述会议的一般进程   答:会议的一般进行分为三个阶段、八个环节:会议准备阶段有三个环节,即同期各项管理活动、各项工作与会议的综合分析、统筹安排;与会议议题相关材料的准备;会议通知和事务准备;会议的进行阶段也有三个环节:即会议主持人说明会议意图,会议议题相关情况要点,开会方法与注意事项;掌握议题;会议总结,确认会议形成意见。这是会议实质研究问题、做出决定的阶段;会议形成意见的传达、催办阶段有两个环节,即会议形成意见的完善自理 会议形成意见的传达与催办,这是落实会议成果的阶段,以上三个阶段、八个环节,是一个互相联系、互相制约的会议组织工作系统整体,它们共同构成会议活动的过程,其功能在于实现会议的目的。   5、说明会议预案的主要内容   答:会议预案的内容一般涉及:会议名称、会议主题、会议的时间和地点、会议规模、与会人员、会议日程及议程、会议的组织领导、会议的活动安排、会议经费预算、与会人员的食宿安排等。   6、会议预算有哪些主要项目   答:会议预算包括:会议办公费,会议设备和用品费,会议场所租用费,会议文件资料费,会议邮电通讯费,会议宣传交际费,会议食宿补贴费,会议交通费,不可预见的临时性开支。   预案中需会前落实的项目:组建会议工作机构,制发会议通知,会场及布置,出席范围与人员编组,制作会议证件,准备会议文件,确定并编制会议议程和日程,安排食宿和车辆,会前检查,接站与报到。7、理解会议日程和议程及其编写方法   答:会议预案中必须明确会议所要解决、处理问题的大体安排,即会议议程。会议议程必须体现在妥善安排的具体日程中,而日程则表明会议内容的先后顺序;其会议日程编写方法有日期,时间,内容,地点,备注。   8、怎样搞好会议期间的调度工作   答:会议调度是保证会议有条不紊的进行的保障,主要有三个方面:一事务性调度:引导与会人员入座和投票,指挥车辆停靠位置,宣布大会纪律或注意事项,组织服务人员保障饮水供应,调控音响和灯光设备,检查会场安全;关键性调度;候会人员安排:安排发言,会议特殊情况的应急处理。   9、理解会议记录的种类及记录方法   答:会议记录的种类有文字记录和电子记录两种,文字记录又分为概要记录、摘要记录和详细记录,电子记录主要有录音和录像两种。   会议选举的一般程序:宣布选举的内容和参加选举的人数,统计与人人员是否符合法定人数,通过选举办法,通过监计票人,总监票人名单,检查票箱,分发选票,填写选票,宣布投票顺序和进行投票,开箱清点选票,报告收回选票数,宣布是否有效,进行计票,宣布选举结果。   10、说明会议结束阶段的主要工作事项   答:会议结束阶段的主要工作事项有:清理会议文件,印发会议纪要或决办通知,组织与会人员离会,会议的宣传报道,会务工作总结,会议决定事项的传达和催办。   11、拟定会议文书准备方案的要求是什么   答:拟定会议文书准备方案的要求:一准备会议文书的范围和内容要明确具体;二准备会议文书要分工清楚,责任到人;三准备会议文书要有具体的时间限制。   12、了解会议文书的种类   答:会议文书的种类有:会议的引导文书,包括上级会议文书,上级指示文书,本级开会起因文书等;会议的主题文书,包括开幕式讲话,主题报告,专题报告,专门文件,大会发言,选举结果,正式决议,闭幕式讲话等;会议的程序文书,包括会议议程,日程安排,选举程序,表决程序等;会议简报和记录文书,包括会议简报,情况反映,各种记录等;会议参考文书,包括代表提案,相关公务书信,相关群众来信,与会代表来信,各类相关的来访书面材料等;公告、传达文书,包括会议公告,资讯报道,接受采访的书面材料,宣传文章,传达提纲,实行计划等;会议管理文书,包括开会须知,议事规则,会议证件,会议安全与保密制度,作息时间安排其他生活管理文书等。   13、拟写会议主要文件的基本前提   答:一,认真理解和吃透会议领导机构所确定的会议主题,准确把握领导意图,特别是党和国家的有关政策精神;二做好深入细致的调查研究,掌握和提供详尽确切的第一手材料;三参与会议文件的起草者,必须有强烈的协作意识。

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