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2013年自考“秘书工作”复习要点(第十四章)

山西自考网 发布时间:2013年09月04日
第十四章 档案与档案工作   1、机关档案的含义及其特征是什么   答:机关档案是本机关在工作活动中直接形成的,反映本机关主要职能活动和历史真实面貌的,保存备查的文字,图表,声像及其他各种方式和载体的历史记录;其特征:机关档案形成主体的特定性;机关档案内容的相对稳定性,机关档案形式具有规范性;机关档案所有权主体的惟一性和管理主体的特定性;机关档案价值主体的相对稳定性;机关档案的种类相对单一。   2、理解机关档案的价值与规律   答:机关档案的基本价值是机关档案的原始记录性,即凭证价值和参考价值,机关档案的价值规律:机关档案作用的时效律较强而扩展律较弱;机关档案机密性较强而社会性较弱;机关行政作用较强而科学作用较弱;机关档案的价值实现依然遵循“档案价值实现条件律”,但其更具有内部性;机关档案的凭证价值与参考价值并重;机关档案的现实价值与历史价值并重,但更强调其现实价值。   机关档案的一般作用:档案是行政管理的查考依据,是生产建设的参考依据,是政治斗争的必要工具,是科学研究的可靠资料,是宣传教育的生动素材,是维护合法权益的法律凭证等。   档案工作的内容:收集,整理,鉴定,保管,检索,编研,统计和利用。   3、机关档案室的任务和机关档案工作的特点是什么   答:机关档案室的任务:对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行引导、监督;接收和保管本机关各单位交来的档案材料,进行必须的整理、鉴定、统计、编目和研究,积极开展利用工作,同时收藏和管理一些有关的内容书刊等资料,配合档案提供利用;定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交;专业主管机关的档案部门,应根据本专业的管理体制,负责对本系统和直属单位的档案工作进行引导、监督和检查。其特点是内部性强,业务性强,与文书工作联系性强,行政性强。   机关档案工作与档案工作的关系:机关档案工作是整个档案工作的重要组成部分,是国家档案事业的基础,它是档案馆档案的主要来源和不断得到补充的基地,是国家档案事业的物质基础,其管理水平也直接影响和制约着整个国家档案事业的发展。   4、如何搞好机关档案收集工作?   答:机关档案收集工作含收集内容,即档案的接收和征集两个方面,具体指档案室接收归档文件和档案室补充悼念未归档文件;引导思想,即大力丰富和建设档案室(馆)的档案库藏,是机关档案收集工作的首要任务,加强本机关档案文件形成和积累情况的调查和引导工作;积极推行入室(馆)档案的标准化;保证归档或入馆档案的齐全完整;维护全宗和全宗群的相对完整性;归档制度,其内容包括:归档范围,归档时间,归档文件的质量要求,归档手续等内容;补充收集。   归档文件的质量要求:1归档文件应齐全完整;2整理归档文件所使用的书写材料,纸张,装订材料等应符合档案保护要求,3整理要系统,要遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同保存价值,便于保管和利用。   制定文件归档制度的一般要求:1必须符合国家有关文件的规定要求即合法,2必须符合本机关的工作,生产,科研活动的实际,体现本机关文件形成的特点和规律即合实际,3应当同本机关的其他相关制度保持内容方面的一致性即协调统一,4完善归档制度的内容。   5、机关档案整理工作的内容与原则是什么   答:内容:从作业流程看,机关档案整理工作的内容包括装订,分类,排列,编号,编目,装盒等基本业务环节;从整理工作的具体范围看,有系统排列和编目、局部调整、全过程整理三种;其原则是:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,便于保管和利用;区分不同价值;充分敬重和利用原有的整理结果。   机关档案整理工作的基本任务:建立档案实体秩序,使所保存的档案有序化,条理化,为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础,档案整理是档案实体管理的核心。   机关档案整理工作的质量要求:1对破损文件进行修裱,主要针对一些有孔洞,残缺或折叠处被磨损的文件2对字迹模糊或易褪变的文件进行复制,3对超大纸张折叠,4去除易锈蚀的金属物,5归档文件所使用的书写材料,纸张,装订材料等应符合档案保护要求。   6、理解机关档案整理工作流程   答:装订,分类,排列与组合,编号,编目,装盒与排列上架,档号,立档单位与全宗历史考证。7、理解机关档案价值鉴定工作的原则、标准和程序   答:其原则是:从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值-整体利益原则,这是档案鉴定工作的引导思想,也是档案价值鉴定的基本标准;全面的观点,历史的观点,发展的观点,效益的观点;其标准:档案的属性标准,社会需要标准,相对价值标准,其程序:归档时确定归档范围,同时剔除无价值文件并由文书处理部门或业务部门保存一、二年后销毁;确定归档文件的保管期限,档案价值复审,包括移交复审和到期复审。   档案鉴定工作制度的基本内容:制发鉴定档案的标准文件即档案保管期限表,档案鉴定工作的组织领导,销毁档案的批准和监销制度。   档案统计工作的步骤:统计设计,统计调查,统计整理,统计分析四阶段。   档案统计的具体方法主要有:对比分析,相关分析与因果分析,静态分析与动态分析,综合分析,系统分析等。   8、理解档案检索的含义和一般过程   答:档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作;是开展档案提供利用工作的基本手段,是开发档案信息资源的必要条件;档案检索包括档案信息存储和查检两个具体过程,档案信息存储是将档案中具有检索意义的特征标识出来,加以编排,形成检索工具和档案信息数据库的过程,档案信息查检是指利用检索工具查找所需档案的过程,档案信息存储和查检是密切联系,不可分割的,存储是查检的前提,查检是存储的目的。   9、理解档案提供利用的途径和方式   答:档案提供利用的基本途径有提供档案原件,提供档案副本或复制品,提供档案信息加工品三种,常见的档案提供利用方式有:档案阅览服务;档案外借服务;档案展览与陈列服务;制发档案复制本服务;制发档案证明服务;档案目录信息服务;档案咨询服务。   档案编研工作内容:编辑档案史料和现行文件汇编;编辑档案文摘汇编,编写档案参考资料,编史修志,其特点:研究性,思想性,政策性。   现行档案文件汇编特征:原始性,系统性与易读性。   文摘汇编特点:信息密度高,容量大,引导档案用户有针对性地查阅,出版形式多样化。   组织沿革种类主要有:机关、地区和专业系统组织沿革; 其内容主要有:机关,地区或专业系统的历史概述行政区划,建制变更情况;机关的性质,任务,职权范围和隶属关系,机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况,机关领导人的任免情况,机关名称的变更,印信的启用与作废,机关办公地点的迁移等。   专题概要特点:主题鲜明,内容专一,材料系统,重点突出,体裁灵活,适应性强。   10、何谓电子档案?其管理原则是什么   答:电子档案是指电子文件以代码形式记录于磁带,磁盘,光盘等载体,依赖于计算机系统存取并可在网络上传输的文件,并将其归档,亦称数字式档案,其管理原则是完整性原则,可读性原则,可靠性原则。   11、怎样收集、整理和保管电子档案?   答:电子档案收集有两种方式,一是机关档案室接收各部门具有查考利用价值的电子文件归档;二是档案馆接收各机关形成的具有长久保存价值的电子档案统一保存,其整理是指在计算机中对文件分门别类,形成一个逻辑系统的过程,整理应坚持有机联系原则与简单性原则;分类步骤:一,将电子档案按其形成规律和自身特点分类,通常可分为一般文件,科技文件,数据文件,命令文件四种,第二,为各类档案制定各自的分类方案,第三,为目录和文件命名;其保管有电子档案存储介质的要求,必须选择性能稳定,检索方便,显示还原容易的载体作为存储介质,保管条件的要求,保管温度及湿度,环境方面的要求,日常管理,要统一归档,分库保管,双套档案应异地保存,归档载体应做防写处理,不得擦、划、触摸记录涂层,且应直立存放,避光,防尘,防变形,禁止使用来历不明的App,以名感染病毒,检索与维护,定期对电子档案形成单位和部门的设备更新情况进行登记,定期进行抽样检测,定期复制转存。

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