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山西自考资料下载《公文写作与处理》基础常识5

山西自考网 发布时间:2012年06月27日

四、公文的处理

公文处理分为发文和收文两大程序。

(一)公文的发文办理

公文的发文办理(又叫制发程序):包括草拟、审核、签发、复核、发文注册、缮印、用印、发文登记、分发等8项程序。”

1.拟稿。要先弄清楚领导意图, 明确行文方向和文种、主送机关是谁,对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草。

2.审核。公文文稿送领导审批之前,应当逐级认真细致地校对审核。文件的校对审核是提高文件质量的重要一环,也是公文处理的重要工作。

3.签发。由单位领导人签写发文具体意见,签发人对文稿的内容和行政效力负责。

4.复核公文正式印制前,秘书部门应当进行复核。重点是看审核、签发手续是否完备,附件是否齐全,格式是否统一、规范等。

5.发文注册。待发文件注册,编注发文字号,确定印制数量和发送范围等

6.打印。根据《国家机关公文格式标准》,打印文稿。

7.用印。由秘书、文书对已印好的公文盖印或现场监印。

8.分发。应由主办单位或者文秘部门通过适当方式传递给主送机关、抄送机关。

9.归档。公文办理完毕,应当根据档案法及机关档案管理部门的规定,按时将公文的正本、定稿和有关材料立卷,并定期向档案部门移交。部门和个人不得保存应当归档的公文。

(二)公文的收文办理

主要包括:公文的签收、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序。其中,批办和催办是关键性环节。

五、常用文种的使用及基本写法

公文有特定的体式。体式,就是公文的构成和格式安排。公文写作从古至今逐步形成了一定的程式和格式,古代的表、章、奏、议都有一定的写法,现代公文中的报告、请示,如何开头和结尾,正文如何写,都形成了比较固定的格式。这与文艺作品有严格的区别。

1、通知

通知是上级机关发布指示,转发下级机关、同级机关和不相隶属的机关的公文。适用于传达指示,转发公文,传达需要办理、实行或周知的事项,任免人员等。就通知的内容而言,可分为发布性通知、告知性通知、指示性通知、转发性通知、批转性通知、会议通知以及人事任免通知等7类。由于各种通知在内容上的不同,通知的标题也相应各异。通知的标题,可以把三要素写全,也可以只写事由与文种,简单的事情,也可以只写文种。值得注意的是转发性、批转性通知标题的写法。如果原标题较长,可以简化某些内容,如原发文机关可以用规范化简称;几个单位联合发文可以只保留主办单位名称,再加“等单位”。还可用发文字号代替原件标题。如果遇上多层转发,也可以“越级”转发,扔掉中间的“过桥”单位。

任免通知使用专一。军队任免事项用“命令”。地方行政机关任免事项用“通知”,如《关于任免××等职务的通知》。既任命又免去干部职务的通知,标题中有“任免”字样,只有任命事项没有免去事项的只标“任命通知”,只有免去没有任命的称“免职通知”。任免的缘由、依据或目的只要略作交代即可,任免事项部分要具体明确。正文最后用“特此通知”作结。

 通知的特点:

(1)广泛性。通知是公文中应用范围最广(占公文的80%),是使用频率最高的下行文。它不受发文机关级别高低的限制,可以在机关单位广泛使用。

(2)灵活性。通知写作灵活方便,形式多样。它既可以是发布重要指示的长篇,又可以是转发文件的短文,有的只有一两句话;既可以一家发文,也可以联合行文。

(3)确定性。通知一般针对具体单位或人员发文,受文对象是确定的。  

2、请示

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。格式与写法:

(1)标题。为“三要素”俱全的标题,一定要把发文机关放在标题之中。

(2)主送机关。指有权接受请示的上级机关。一般只写一个主送机关。受双重领导的机关,也应根据内容写明主送机关和抄报机关,由主送机关负责答复。

(3)正文。应写明请求上级机关给予指示、批准的具体事项。内容要具体,所提建议和要求要切实可行;语气要得体,一般可写“拟”怎么办,而不能写“决定”怎么办,因为既已“决定”就不必请示了。

3、函

函是不相隶属的机关单位之间商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门提出请求事项用的公文。函的适用范围很广,凡上级机关之间、平行机关之间,不相隶属的机关之间均可用函联系工作、商洽问题、询查事项和交流信息都可以使用函。函分为公函和便函两种。公函属于正式公文,标题、正文、落款都要按正式公文办理。便函不属正式公文,一般商洽小事可用便条书写,可不写标题,不编字号,但要署年月日,盖公章。函从去向上划分,可分为来函和复函两种。来函是一方向另一方的询问事项函;复函即一方答复来函方的信件。公函的标题一般由发函单位名称、事项与文种三部分组成,便函一般不用标题。公函的正文包括致函单位名称,应写全称,以示尊崇。正文的内容部分是函的主体,多为一函一事,应讲清事理。函的结尾应具有函的格式,来函的结束语多为“分予函复”、“上述意见如何,盼予答复”、“盼复”;复函的结束语多为“此复”。

4、会议纪要

会议纪要因会议的性质、任务和具体情况的不同而不同。通常是由标题、正文、文尾构成,其中正文由开头、主体、结语构成。

(1)标题。严肃朴实地写下何种会议纪要就行,让人一目了然,如《××工作座谈会纪要》、《××省座谈会纪要》等。标题下面都要注明日期。

(2)正文。一般开头,写基本情况。即开会的动因,依据什么指示或实际情况,目的是解决什么问题,时间、地点、会议全称,与会范围及主要负责人,来了什么领导人,有什么指示、讲话;会议的基本议程和主要活动,会议结果及对它的评价。

结语,一般是发出号召,鼓舞人心、展望未来的。有的可以不写。整个纪要的口吻,用“会议”做主语,即“会议认为”、“会议强调”、“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议决定”、“会议指出”……

(3)落款。一般公文不标注落款,只用印章,而会议纪要在正文之下要有落款,要标明纪要的写作单位。这是会议纪要主体部分的最后一项内容。需要注意的是,会议纪要一般不加盖公章。这也是这种公文在格式上与其他公文的一个重要区别。

 

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