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山西自考资料下载《公文写作与处理》基础常识4

山西自考网 发布时间:2012年06月27日

三、公文的格式

1.公文版面

现行公文采用《国家行政机关公文格式》国家质量技术监督局1999-12-27发布的标准。公文用A4型纸,成品幅面为210 毫米*297 毫米;上白边(天头)空37mm,订口(左白边)空28mm(左白边)空26mm下白边空35 mm的区域内叫“版心”版心尺寸为 156毫米*225毫米。

2.公文标准印刷字号

通常情况下,标题用2号(或小2号)标宋体字,主送机关、正文用3号仿宋体字。一般每页排22行,每行排28字,正常情况下按此实行。后面有空白页时可以调整,以保证最后一页有公文正文的内容。正文中的小标题可用 3号黑体或小标宋体字;签发人用3号楷体字,附件、发文机关署名、抄送单位用3号仿宋体字。主题词使用3号黑体字。

3.公文版面各区的编排次序和要求

从格式上公文又分眉首区、主体区、版记三个部分。

第一部分是眉首区。在红色反线以上部份。反线为红色粗实线其粗为1mm,长为156mm(即版心宽度)。眉首区内容包括:发文份号、发文机关名称及发文字号等内容。

发文机关标识   即版头,由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”二字组成。联合行文,主办机关名称应当排列在前,或者按照规范顺序排列。

发文字号  在发文机关名称下空二行(即20mm)居中标识。发文字号由发文机关代字、年份、发文序号组成。这里要注意发文年号要用六角括弧括起,在年份后直接标识文号,不跟“第”字。联合发文,只标明主办机关发文字号。

我局的各部门代字:局长办(局办)、房产处(基建、房)、计划处()、劳人处(劳人)、销售处()、财务处()、生产处()、林政处()、审计处()、安全处()、纪检委(行监)、营林处()、验收队()、组织部()、宣传部()、政法委(稽查、法规)、物资处()、计量所(计量)

多个单位联合行文,其发文字号只有一个,也就是主办单位的发文字号。

签发人  上行文应当在发文字号右侧标注“签发人”,下行文联合行文不需标识签发人和签发人姓名,因此其发文字号列在中间。

第二部分是主体区。包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关盖章、成文日期、附注等栏目。

公文标题  公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并标明公文的文种。由发文机关全称(或者规范化简称)、主要内容和文种组成,也可以由主要内容和文种组成。位于红色反线下,主送机关或者正文之上空二行字的位置居中对称标识。

标识标题时除要注意美观、对称外,还要注意标题中的用词和引用书名、人名、数字等不要分离。

主送机关  指主要受理公文的机关。应当用全称或者规范化简称,标识在标题下空一行字位置,左侧顶格标识,后加冒号。

正文  公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或者主送机关下方。在主送机关下一行字左侧空二个字标识。正文要求文字简练、明了,用词正确、概括,每自然段开始左侧空二个字书写。

附件  在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。

发文机关署名和成文时间  发文机关应当写全称或者规范化简称。成文日期应当以领导签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导的签发日期为准。

请大家这里注意,党发文和行政发文在这里又有不同之处。党发文落款要求署名,右空4字位置。成文日期用阿拉伯数字,右空2字位置。

行政发文,单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称,只标注成文时间。成文时间右空4个字;两个机关联合发文,应将成文时间拉开左右各空7个字;行政发文标注成文时间用汉字数码,如“二OO九年八月二十日”,不能写为“2009820日”。

印章  公文生效标识。印章是鉴定公文真伪的最重要的标志。一般情况除了会议纪要以外,不加盖印章的公文应视为无效。对只盖一个印章的单一机关发文,成文日期的横向距离是党发文右空2字,行政文右空4字;纵向与正文的距离要依印章的大小而定,其标准就是印章加盖在成文日期上,上距正文l行之内,也就是不到l行的空白。这样要求是为了防止变造公文,因为如果空白过大,就容易被人私自加入其他内容。

第三部分是版记。其内容包括主题词、抄送等内容。

主题词  又叫关键词。主要是为了便于公文的存档和检索。有存档利用价值的公文,都标注主题词。

主题词构成格式是“类别词”加“类属词”加文种。

抄送机关 “抄送”标在主题词下一行位置,其标识方法与“主送”相同。新规定取消了抄报,现在只有抄送,没有抄报了。

还有一个大家要注意的地方,新的公文管理办法规定取消“此页无正文”标识增强公文防伪性。

 

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